Najem lokalu: Rozstajemy się – zwrot lokalu oraz rozliczenie nakładów

W większości przypadków umowa najmu zawierana jest na czas określony, po upływie którego ulegnie ona rozwiązaniu. Oprócz upływu czasu, potencjalną przyczyną rozwiązania stosunku najmu może być także wola stron, wyrażona w formie zawartego porozumienia o rozwiązaniu umowy najmu, bądź złożenia przez jedną ze stron oświadczenia o wypowiedzeniu (o ile umowa lub ustawa przewiduje taką możliwość). Konsekwencją rozwiązania stosunku najmu jest konieczność zwrotu przedmiotu najmu wynajmującemu oraz dokonania wzajemnych rozliczeń nakładów, które zostały poniesione na lokal będący przedmiotem najmu.

Po zakończeniu najmu najemca zobowiązany jest zwrócić lokal w stanie niepogorszonym (art. 675 § 1 k.c.). Zgodnie z orzeczeniem Sądu Najwyższego (sygn. V ACa 679/11), przez stan niepogorszony rozumie się stan, w jakim przedmiot najmu znajdował się w chwili wydania go najemcy. Najemca nie ponosi jednak odpowiedzialność za takie zużycie lokalu, które wynika z jego prawidłowego używania. Oznacza to, że dokonując oceny przydatności lokalu do ponownego wynajęcia, należy uwzględniać m.in. takie aspekty jak jego rodzaj (czy jest to lokal biurowy, czy handlowy), liczbę osób odwiedzających lokal oraz okres trwania najmu. Inaczej może wyglądać kwestia zużycia lokalu mieszkalnego, w którym najemca przebywa raz na jakiś czas, a np. lokalu usługowego, który dziennie odwiedza kilkaset osób. Regulacja ta wynika z faktu, iż niemal każda rzecz, nawet prawidłowo używana, ulega zużyciu. Jeżeli jednak okaże się, że lokal został zużyty w sposób nadmierny, wynajmujący będzie miał wobec najemcy roszczenie o naprawienie szkody powstałej z tego tytułu (czyli różnicy pomiędzy hipotetyczną wartością lokalu, który nie byłby zużyty nadmiernie, a wartością lokalu zwróconego wynajmującemu w stanie pogorszonym). W celu dokonania oceny różnicy pomiędzy stanem lokalu przed rozpoczęciem stosunku najmu a stanem w chwili jego zakończenia, zazwyczaj sporządza się protokół zdawczo-odbiorczy, zarówno w momencie odbioru lokalu przez najemcę, jak i po jego zwrocie na rzecz wynajmującego.

Warto również wspomnieć, iż istnieje prawne domniemanie, zgodnie z którym lokal w momencie jego wydania jest w stanie dobrym i jest zdatny do umówionego użytku. Jest to istotne dla wynajmującego, gdyż chroni go w sytuacji, w której najemca oddaje wynajmującemu lokal w stanie pogorszonym. Najemca mógłby się wówczas bronić argumentując, że szkody w lokalu powstały przed rozpoczęciem stosunku najmu. Istnienie ww. domniemania potencjalnie może pomóc wynajmującemu w wykazaniu, że to najemca wyrządził szkody w lokalu w okresie trwania najmu. Wyżej opisane regulacje mogą zostać jednak zmienione w drodze postanowień umownych. Strony mogą postanowić, że lokal może być zwrócony przez najemcę nawet w stanie pogorszonym. Z drugiej strony, umowa najmu może zobowiązać najemcę do ulepszenia stanu lokalu przed jego zwrotem. Ustalenie warunków zwrotu ostatecznie znajduje się w rękach stron, które negocjują umowę najmu.

Inną istotną kwestią, którą powinno się uregulować w umowie najmu lokalu, jest termin jego zwrotu. W przypadku gdy najemca nie zwraca lokalu z przyczyn przez niego niezawinionych, powinien płacić kwotę odpowiadającą wysokości czynszu za okres, w którym najemca w dalszym ciągu pozostaje w lokalu. Jeżeli wskutek zwłoki, tj. wystąpienia okoliczności zawinionych przez najemcę, nie doszło do zwrotu lokalu w ustalonym terminie, najemca powinien zapłacić wynajmującemu odszkodowanie za szkodę, którą wynajmujący poniósł w związku z brakiem terminowego zwrotu. Powyższe zasady stanowią zasady kodeksowe. W praktyce kontraktowej najczęściej zobowiązuje się najemcę do zapłaty kwoty równej x-krotności czynszu za okres po terminie wydania lokalu, np. dwu krotności czynszu jako kary umownej. Należy, z drugiej strony, zauważyć, że wynajmujący nie może odmówić dokonania odbioru lokalu zwracanego przez najemcę, chyba że strony postanowią inaczej. Obowiązek ten występuje niezależnie od stanu technicznego lokalu. Jeżeli jednak wynajmujący odmówi odbioru lokalu, zaniechanie to będzie traktowane jako zwłoka w wykonaniu ciążącego na nim zobowiązania, co uprawnia najemcę do żądania odszkodowania za szkody poniesione przez niego z tego tytułu.

W umowie najmu należy także uregulować kwestię rozliczeń nakładów poniesionych przez najemcę na lokal będący przedmiotem najmu. Jeżeli najemca ulepszył najętą rzecz, wynajmujący, w braku odmiennej umowy, ma możliwość wyboru między zatrzymaniem ulepszenia za zapłatą sumy odpowiadającej ich wartości w chwili zwrotu oraz żądaniem od najemcy przywrócenia stanu poprzedniego (na podstawie art. 676 k.c.). Uregulowanie to dotyczy ulepszeń, stąd rozliczeniom nie będą podlegały drobne nakłady, do których poniesienia zobowiązany jest najemca, nakłady konieczne poniesione w trakcie trwania umowy najmu i nakłady innego rodzaju, które obciążają wynajmującego. W myśl zasady swobody zawierania umów, strony mogą jednak zmienić reguły wskazane w kodeksie cywilnym i w drodze postanowienia umownego ustalić inne warunku rozliczeń z tytułu nakładów. W realiach najmu komercyjnego strony często odrębnie ustalają w umowie żądany stan lokalu w chwili zwrotu – w szczególności, jakie elementy wyposażenia najemca powinien zdemontować, a jakie pozostawić w lokalu. Alternatywą jest pozostawienie wyboru w tym zakresie wynajmującemu lub postanowienie, że co do pozostawienia wybranych elementów wyposażenia decyduje wynajmujący, a co do innych – najemca.

Strony umowy najmu mają wiele możliwości określenia sposobu dokonywania rozliczeń. Na przykład, mogą umówić się, że najemca pozostawi nakłady wynajmującemu pod warunkiem zamortyzowania się ich w całości w trakcie obowiązywania umowy najmu. Jeżeli jednak do ustania stosunku najmu dojdzie przed zakończeniem amortyzacji poszczególnych nakładów, najemca pozostawi je w lokalu za zapłatą wartości pomniejszonej o wartość amortyzacji. Można również wskazać, że rozliczeniu podlegają po prostu wszystkie nakłady – bez rozróżniania ich rodzaju (ulepszenia oraz nakłady konieczne).

Przedawnienie roszczeń przysługujących wynajmującemu przeciwko najemcy z tytułu naprawy szkód powstałych wskutek pogorszenia stanu lokalu oraz roszczeń najemcy przeciwko wynajmującemu o zwrot nakładów następuje z upływem roku od dnia zwrotu lokalu. Należy zauważyć, że w przypadku zmiany wynajmującego (np. wskutek zbycia budynku, w którym położony jest lokal) i wstąpienia nabywcy w stosunek najmu, wraz z taką zmianą następuje (w znaczeniu prawnym) zwrot lokalu na rzecz dotychczasowego wynajmującego i od tego momentu liczony jest ww. roczny termin przedawnienia. Wskazane jest zatem, żeby umowa najmu zawierała postanowienia regulujące zasady rozliczeń stron w takiej sytuacji.